Vous tenez le bureau
Au bureau, la journée
est faite d'interruptions
Secrétaire, assistante, gérante qui fait tout : le téléphone sonne pendant que vous saisissez, et l'erreur se répare toujours plus tard que le moment où on l'a faite. Voici les écrans qui existent pour ce poste précis.
Avant d'appuyer sur « Créer »
Un planning sait dire « ce véhicule est déjà pris ». Le plus souvent, il le dit après : la séance est enregistrée, puis un bandeau apparaît. Le double emploi a été créé, puis signalé — et c'est à vous de le défaire, alors que la personne vient de raccrocher.
Ici, la vérification se fait pendant que vous remplissez la fenêtre. Dès que le véhicule est choisi et l'heure saisie, l'écran répond à la seule question qui compte à cet instant : ce créneau est-il libre, qui l'occupe et à quelle heure, et cette voiture aura-t-elle encore le droit de rouler ce jour-là.
Deux choses qu'on ne fait pas. On ne refuse rien : une école de conduite superpose parfois deux lignes en connaissance de cause, et ce n'est pas à l'écran d'en décider. Et si la vérification ne peut pas aboutir, l'écran dit « on n'a pas pu vérifier » — jamais « c'est libre ».
Du devis au règlement, sans repartir de zéro
Le devis, puis le contrat
Le devis associe une formule à l'élève. Accepté, il devient le contrat de formation — qui porte les mentions obligatoires, dont le délai de rétractation prévu par le code de la consommation quand la vente s'est faite à distance ou hors établissement.
L'échéancier
Il se déduit du contrat : plus de tableau tenu à côté, plus de dates recopiées à la main.
La facture
Totale, d'acompte, de solde, intermédiaire ou personnalisée. Une facture émise ne se réécrit pas : on émet un avoir, numéroté et daté, et la comptabilité reste cohérente.
Le règlement
Carte, chèque, espèces, virement, rattaché à sa facture. Un chèque rejeté se marque impayé plutôt que d'être effacé.
Les chèques, jusqu'au bordereau
Un chèque encaissé au comptoir passe par des états successifs : préparé, remis en banque, puis encaissé — ou rejeté. Tant qu'il n'a pas atteint le dernier, il figure dans les chèques à encaisser. C'est le seul moyen de distinguer « pas encore déposé » de « déposé et refusé ».
Relancer, et écrire
Le recouvrement liste les impayés et les échéances en retard, et les relances se préparent depuis là. Le courrier s'écrit depuis l'écran, et la copie part dans vos messages envoyés : rien ne se perd entre deux boîtes.
Ce que vous voyez dépend de vos droits
Chaque écran est gardé par un droit précis — planning, comptabilité, élèves, véhicules, ressources humaines. La direction règle le socle de chaque rôle, puis ajuste personne par personne. Un droit retiré est vraiment retiré : l'écran n'est pas caché, il est refusé.
Les deux autres postes : l'enseignant · le gérant · la vue d'ensemble.
Tout est inclus, quel que soit votre rôle
Le nombre d’élèves et d’enseignants n’entre jamais dans mes honoraires. L’interface de supervision est mise à votre disposition pendant toute la durée de la mission.